Veri Saklama ve İmha Politikası

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1.POLİTİKANIN AMACI

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasının ( “Politika”) amacı; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a (Kanun) dayalı olarak çıkarılmış olan ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de 28.10.2017 tarihinde yayınlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 5. ve 6. maddeleri gereği kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve Yönetmelik’te belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi için LYFE DİJİTAL YAZILIM TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“LYFE DİJİTAL”) nezdinde uygulanacak kurallar ile süreç ve yükümlülükleri belirlemektir.

2.POLİTİKANIN KAPSAMI

Politika; LYFE DİJİTAL nezdinde tutulan tüm çalışanlarına, müşterilerine, tedarikçi şirket ve çalışanlarına, çalışan adaylarına, ziyaretçilere ve kişisel veri paylaşımı söz konusu olan tüm durumlarda LYFE DİJİTAL’in sair hukuki ve ticari ilişkiye girdiği gerçek ve tüzel kişilere ait Kanun ile tanımlanan kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri kapsamaktadır.

Politika, Kanun’da belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri kapsamaktadır. Politikada aksi belirtilmedikçe kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte “Kişisel Veriler” olarak adlandırılacaktır.

3.TANIMLAR

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Kişisel Veri: Ad-soyad, adres, telefon numarası, fotoğraf gibi kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Veri Saklama Tablosu: Kişisel verilerin LYFE DİJİTAL nezdinde tutulacağı süreleri gösteren tabloyu,

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin sağlığı, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,

Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

4.POLİTİKA İLE DÜZENLEME ALTINA ALINAN KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, aşağıda listelenen ortamlarda kanunlara uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Elektronik Ortamlar

Sunucular (E-posta veri tabanı, web, dosya paylaşımı, yedekleme vb. )

Yazılımlar (ofis yazılımları, platform hizmeti verilen uygulamalar)

Fotoğraf ve Video Kaydı

Mobil Cihazlar (telefon,tablet)

Personel Bilgisayarları

Kamera kaydı

Elektronik Olmayan Ortamlar

Kağıt

Manuel Veri Kayıt Sistemi (sözleşmeler, formlar)

Arşiv,

Şirket içerisindeki fiziki ortamlar

5.SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

LYFE DİJİTAL tarafından işlenen kişisel veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak saklanır.

A. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

LYFE DİJİTAL, ticari idari ve hukuki faaliyetleri çerçevesinde Kişisel Verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süre kadar saklar.

A.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

LYFE DİJİTAL yukarıda belirtilen faaliyetleri çerçevesinde işlediği Kişisel Verileri ilgili mevzuatlarda öngörülen süre kadar saklar. Bu kapsamda Kişisel Veriler;

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu
6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu,
4857 sayılı İş Kanunu,
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar
Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu

uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

B. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

LYFE DİJİTAL yukarıda belirtilen faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu Kişisel Verileri aşağıda belirtilen amaçlar uyarınca saklar.

Çalışanlar için İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerin Getirilmesi,
Çalışan yan hak ve menfaatlerinin sağlanması,
Mal/Hizmet satın alım ve satış süreçlerinin yürütülmesi,
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini,
Faaliyetin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
Tedarik zinciri süreçlerinin Yürütülmesi
Finans ve Muhasebe İşlerinin yürütülmesi,
Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
Yetkili kişi/kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
İş Faaliyetlerinin yürütülmesi,
Ziyaretçi Kayıtlarının oluşturulması ve takibi,

6.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

6.1 Teknik Tedbirler

LYFE DİJİTAL’in aldığı tedbirler aşağıda gösterilmektedir:

Görev değişikliği olan veya işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kısıtlanmaktadır.
Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak konusunda teknik altyapısını ISO 27001 Bilgi güvenliği belgesine sahiptir.
Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri, güvenliğinin sağlanması için donanımsal ve yazılımsal (Ağ Erişim Kontrolü, Zararlı Yazılımları Engelleyen Sistemler Vb.) önlemler alınmakta ve bilgi sistemleri güncel olarak tutulmaktadır.
İşbu Saklama ve İmha Politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta ve kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
Elektronik Olan veya Olmayan Ortamlarda Saklanan Kişisel Verilere Erişim, Erişim Prensiplerine Göre Sınırlandırılmakta,
Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte, bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
Hukuka aykırı işlemin tespiti halinde ilgili kişiye ve kurula bildirmek için bir altyapı oluşturulmaktadır.
Şifreleme yapılmaktadır.
Güncel anti virüs sistemleri kullanılmaktadır. Güvenlik duvarı kullanılmaktadır.
Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.

6.2 İdari Tedbirler

LYFE DİJİTAL’in işlediği Kişisel Verilere ilişkin aldığı idari tedbirler aşağıda belirtilmektedir:

Kişisel Veri işlemeye başlamadan önce LYFE DİJİTAL tarafından verisi işlenen ilgili kişilere aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirilmektedir.
Çalışanların niteliği ve teknik bilgi/becerisinin geliştirilmesi, iletişim teknikleri ve ilgili mevzuatlar hakkında eğitimler verilmektedir.
Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü uygulanmaktadır.
LYFE DİJİTAL çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
Kişisel verilere hukuka aykırı işlenmesinin ve erişilmesi önlenmekte ve kişisel verilerin muhafazası sağlanmaktadır.
Fiziki kişisel veriler, kilitli dolaplarda saklanmaktadır.

Çalışanlarla gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

Kişisel Verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara veri güvenliği konularında eğitimler verilmekte, bu verilerin işlendiği ve saklandığı ortamların güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Kişisel Verilerin kağıt ortamında aktarımı gerekiyorsa yetkisiz kişiler tarafından görülmemesi için gerekli önlemler alınmaktadır.
Elektrik, yangın, su baskını, hırsızlık vb. gibi durumlara karşı önlemler alınmaktadır.
LYFE DİJİTAL nezdinde çalışanlar temiz masa ilkesiyle çalışmaktadır.

7. İMHA PROSEDÜRÜ

7.1. Kişisel verilerin işlenmesine yönelik amaç unsurunun ortadan kalkması, açık rızanın geri alınmış olması veya Kanunun 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması ya da adı geçen maddelerde istisnalardan hiçbirinin uygulanamayacağı bir durumun söz konusu olması halinde, işlenme şartları ortadan kalkan kişisel veriler, ilgili iş birimi tarafından, iş ihtiyaçları göz önüne alınarak, Yönetmeliğin 7., 8., 9. veya 10. maddeleri kapsamında, uygulanan yöntemin gerekçesi de açıklanmak suretiyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Ancak kesinleşmiş bir mahkeme kararının söz konusu olması halinde mahkeme kararı ile hükmedilen imha yöntemi uygulanmak zorundadır.

7.2. LYFE DİJİTAL kişisel verinin işlenmesiyle ilgili şartlarının ortadan kalkıp kalkmadığını en geç 6 (altı) aylık periyodlar içerisinde, kullandığı veri kayıt ortamlarında gözden geçirecektir. Kişisel veri sahibinin başvurusu ya da Kurulun veya bir mahkemenin bildirimi üzerine LYFE DİJİTAL periyodik denetleme süresine bakmaksızın kullandıkları veri kayıt ortamlarında bu gözden geçirmeyi yapacaklardır.

7.3. Periyodik gözden geçirmeler neticesinde veya herhangi bir anda veri işleme şartlarının ortadan kalkmış olduğu tespit edildiğinde, ilgili kişisel verinin bulunduğu kayıt ortamından işbu Politikaya göre silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine karar verilecektir. Tereddüt duyulan durumlarda ilgili çalışan iş biriminden görüş alınarak işlem yapılacaktır.

7.4. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.

7.5. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde Kanunun 4. maddesindeki genel ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve mahkeme kararlarına uygun hareket edilmesi zorunludur.

7.6. Bir kişisel verinin sahibi gerçek kişi, Kanunun 13. maddesine istinaden LYFE DİJİTAL’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep ettiğinde, ilgili veri sahibi iş birimi, kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkıp kalkmadığını inceler. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Bu durumda talep, başvuru tarihinden itibaren en geç 30(otuz) gün içinde sonuçlandırılır ve ilgili kişiye yazılı ya da elektronik ortamda bilgi verilir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, ilgili veri sahibi iş birimi bu durumu derhal aktarım yapılan üçüncü kişiye bildirir ve üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

7.7. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkmadığı durumlarda, kişisel veri sahiplerinin verilerinin silinmesi veya yok edilmesine yönelik talepleri LYFE DİJİTAL tarafından Kanunun 13. maddesinin 3. fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. Ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içerisinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

7.8. Kişisel verilerin silinmesi ya da yok edilmesine yönelik talepler ancak ilgili kişinin kimlik tespitinin yapılmış olması kaydıyla değerlendirilecektir. Aksi durumda; ilgili kişiler kimlik tespitinin ya da doğrulamasının yapılabileceği kanallara yönlendirilecektir.

8. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

8.1.Elektronik Olmayan Ortamlardaki Kişisel Veriler: Fiziksel yok etme, üzerine yazma yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak yok edilir. Kâğıt ortamlarında bulunan kişisel veriler de kâğıt imha makinaları kullanılarak yok edilir. Orijinal kâğıt formattan tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan Kişisel Veriler ise bulundukları ortama göre uygun yöntemlerle yok edilirler.

8.2.Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları: İşletim sisteminde manuel olarak silme komutuyla silinir.

8.3.Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Uygun yazılımlarla veya silme komutuyla silinir.

8.4.Ofis Yazılımları: Kişisel Verilerin bulunduğu ilgili satırlar silme komutu ile silinir.

8.5.Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, ilgili ortama uygun şekilde silinir ve hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

9. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE SOKULMASI, İHLAL DURUMLARI VE YAPTIRIMLAR

9.1. İşbu Politika tüm çalışanlara duyurularak yürürlüğe girecek ve yürürlüğü itibariyle tüm çalışanlar üçüncü kişi hizmet sağlayıcıları ve sair LYFE DİJİTAL nezdinde kişisel veri işleyen herkes için bağlayıcı olacaktır.

9.2. LYFE DİJİTAL çalışanlarının Politika’nın gereklerini yerine getirip getirmediğinin takibi yapılmaktadır. Aykırılığın önemli boyutta olması halinde ise üst amir tarafından vakit kaybetmeksizin Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirim yapılacaktır.

10. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALACAK KİŞİLER VE SORUMLULUKLARI

Kanun Yönetmelik ve Politika ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve sair surette LYFE DİJİTAL nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur. Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür; ancak üretilen verinin iş kontrolü ve yetkisi dışında sadece bilgi sistemlerinde bulunması durumunda, söz konusu veri bilgi sistemlerinden sorumlu birimler tarafından saklanacaktır. İş süreçlerini etkileyecek ve veri bütünlüğünün bozulmasına, veri kaybına ve yasal düzenlemelere aykırı sonuçlar doğmasına neden olacak periyodik imhalar, ilgili kişisel verinin türü, içinde yer aldığı sistemler ve veri sahibi iş birimi dikkate alınarak ilgili bilgi sistemleri bölümlerince yapılacaktır.

11. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo Ek: 1’de yer almaktadır. Periyodik imha ya da talep üzerine gerçekleştirilecek imha işlemlerinde söz konusu saklama ve imha süreleri dikkate alınacaktır. Kişisel verileri saklama ve imha sürelerini gösteren tablo, LYFE DİJİTAL kişisel veri envanterinde yer alacak süreçlerin sahibi iş birimlerince, tereddüt halinde Kişisel Verileri Koruma Komitesi değerlendirmeleri de alınarak güncellenecektir.

12. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Kişisel Verileri periyodik imha süresi, veri sahibi ilgili iş birimleri tarafından tespit ve tayin edilir; ancak her hâlükârda bu süre 6 (altı) ayı geçemez.

13. YÜRÜRLÜK

Politika yayınlanma tarihi itibari ile yürürlüğe girecektir.

EK- 1 - Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo Kişisel veriler aksine bir kesinleşmiş mahkeme kararı veya ihtiyati tedbir kararı bulunmadıkça Politika’nın 6. maddesinde belirtilen hususlar dikkate alınarak aşağıdaki belirtilen süreler boyunca saklanacak, süre sonunda ise imha edilecektir:

SÜREÇ

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

Ticari evrak ve sözleşmeler

10 yıl